Il était temps!…

Nous avons enfin commencé la mise à jour du site de notre société.

Il faut dire que nous ne vendons ni ne présentons aucun service directement à partir de ce site web. Sa vocation a toujours été d’être simplement indicative. Mais, cela pourrait bien changer à l’avenir.

En effet, il est temps d’en dire un peu plus sur nos activités et de vous informer sur nos logiciels et services, y compris ceux qui ne s’adressent pas directement au grand public. Nous profiterons donc de cette révision pour vous proposer des articles d’informations et des nouvelles officielles. N’hésitez donc pas à revenir sur nos pages pour en savoir plus.

La crise du COVID-19 nous impose de prendre de nouvelles habitudes. Bien sûr, personne n’aime changer ses habitudes et c’est particulièrement vrai avec le télétravail qui devient la norme dans beaucoup de pays.

Si vous aviez l’habitude de travailler en équipe dans les locaux de votre entreprise, vous allez devoir privilégier le télétravail et permettre à vos collaborateurs de travailler à partir de chez eux. Vous trouverez peut-être aussi judicieux de travailler vous-même à partir de chez vous. Après tout, en cas de confinement ou de quarantaine, vous devrez peut-être vous y résoudre. Par conséquent, il est bien d’anticiper ce genre d’éventualité.

Mais lorsqu’on travaille à la maison, la frontière entre la vie professionnelle et la vie de famille peut devenir très floue. Ce constat concerne aussi bien le télétravailleur que sa famille. Il est donc très important de définir et de préserver cette séparation entre votre activité professionnelle et votre vie de famille ou personnelle. Comment y parvenir ?

Il existe de nombreuses méthodes et c’est à vous de choisir celles qui vous conviennent le mieux. Vous ferez ce choix en fonction de votre propre situation personnelle et familiale. Pour maintenir une séparation plus distincte entre le travail et la vie hors-travail, vous trouverez certainement les deux suggestions suivantes très utiles:

1. Fixez-vous un endroit convenable et dédiez-le au télétravail

Pour commencer, vous allez certainement choisir un espace de travail convenable. Il s’agira d’un endroit où vous pourrez travailler confortablement et où vous pourrez vous concentrer sur votre activité.

Il peut être difficile de trouver un endroit approprié dans la maison. Si vous avez déjà une pièce aménagée pour cela, c’est formidable! Mais vous pouvez aussi travailler efficacement ailleurs dans votre habitation. Évitez le canapé et votre lit. Vous les utilisez déjà pour vous reposer et dormir. Choisissez un emplacement qui vous permettra de travailler en adoptant une position ergonomique. Pensez aussi à vous placer à portée de votre réseau Wifi. Certains endroits de la maison peuvent s’avérer de véritables zones banches où la connexion Wifi est plus instable qu’ailleurs.

Lorsque vous aurez choisi un endroit approprié, dédiez-le à votre activité professionnelle et, dans la mesure du possible, à rien d’autre.

Toujours vous rendre au même endroit pour travailler est très utile. Cela délimite un emplacement entendu comme étant, en quelque sorte, votre lieu de travail. Lorsque vous y serez, ce sera comme si vous étiez dans un bureau de votre entreprise, en contact avec vos collaborateurs. Lorsque vous vous y trouvez, vous êtes au boulot. Faites-le savoir aux membres de votre famille.

Bien sûr, vous devez être cohérent. Efforcez-vous de ne pas vous rendre sur votre lieu de travail à la maison pour des activités autres que professionnelles. Si vous vous y rendez aussi pour une activité de détente, cela pourrait donner à vos proches l’impression que vous êtes encore en train de travailler, alors qu’en réalité il n’en est rien. Si vous voulez vous détendre, préférez le faire à un autre endroit. De cette manière, vous détendre ou vous informer devant un écran ne risquera pas d’être assimilé par votre famille à une activité professionnelle.

2. Établissez-vous un horaire de travail raisonnable et respectez-le

Lorsqu’on travaille à la maison, que ce soit pour le télétravail ou toute autre activité, le temps qu’on y consacre peut devenir très difficile à gérer. Il est donc particulièrement important d’établir un horaire de travail raisonnable et de s’y tenir.

En réalité, à partir du moment où vous commencez à travailler à la maison, votre maison devient d’une certaine manière votre lieu de travail également. Dans ce cas, cela revient à vivre en permanence sur votre lieu de travail. Alors oui d’accord, vous pouvez gérer votre planning avec une souplesse extraordinaire. Mais d’un autre coté, si vous ne respectez pas un horaire fixe pour votre activité professionnelle, celle-ci peut devenir particulièrement envahissante. Surtout si vous aimez votre job et êtes consciencieux. Avec la pression du moment et le stress, vous pouvez aussi avoir du mal à vous arrêter. Pourtant, il est nécessaire de vous arrêter. Pour quelles raisons ?

Si vous avez une famille, rappelez-vous que votre famille à plus besoin de vous que de votre travail. Votre présence physique dans la maison ne suffit pas. Répondez aux besoins affectifs de tous ceux qui vivent avec vous dans votre foyer. Ces moments ne feront pas de bien qu’à eux seuls, mais aussi à vous. Vous en avez besoin. Ne sacrifiez pas l’équilibre affectif de votre famille pour le travail. Votre bien-être au sein de votre famille favorise aussi votre productivité et votre efficacité au travail.

Il y a aussi une autre raison importante à la nécessité de savoir vous arrêter. Au bout d’un certain temps de travail, votre capacité de concentration diminue. Du coup, non seulement vous devenez moins créatif, mais vous risquez aussi de commettre plus d’erreurs. Ces erreurs, il faut les rectifier, ce qui augmente encore d’avantage la charge de travail. Il est donc avantageux de prévoir des pauses régulières et de respecter un horaire de travail raisonnable. Programmez une alarme sur votre smartphone. Obligez-vous à avoir une heure de table. Limitez le nombre d’heures supplémentaires. N’en faites pas plus que si vous étiez réellement au bureau. Vous en serez d’autant plus efficace et préserverez votre bien-être au travail.

Lorsqu’on travaille à la maison, la maîtrise du temps accordé aux activités professionnelles est une des choses parmi les plus difficiles à maintenir. Accordez une attention particulière à cet aspect. Prévoyez un contrôle périodique. Assurez-vous notamment que vous respectez bien votre horaire comme prévu et que celui-ci est équilibré. Si un ajustement est nécessaire, appliquez-le immédiatement. C’est indispensable pour préserver votre équilibre personnel et familiale.

Lorsque vous travaillez à la maison, définissez et préservez une séparation entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle. C’est indispensable pour garantir votre propre bien être et celui de votre famille.

BeDesk Express intègre depuis longtemps un interpréteur de scripts. Celui-ci est utilisé pour exécuter les macros et les champs de fusion qui agrémentent les documents. Cet interpréteur exécute des scripts rédigés dans le langage de programmation Abstrasy. Ce langage est aussi disponible séparément et indépendamment de BeDesk Express sous licence open-source.

Grace à ce langage de programmation intégré, il est possible d’automatiser un grand nombre d’opérations qu’autrement l’utilisateur devrait réaliser lui-même manuellement. Comme nous l’avons déjà dit, les macros sont notamment utilisées via les champs de fusion. Elles sont aussi utilisées dans le gestionnaire de fiscalité. En effet, ce sont des macros qui calculent automatiquement les montants de précomptes du profil France / AGESSA par exemple.

Avec la version 21 de BeDesk Express, il sera possible de créer et d’exécuter des scripts beaucoup plus avancés et puissants.

Illustrons cela par un exemple

Prenons un exemple concret. Imaginons que nous devions retrouver les clients qui ont acheté un certain produit en vue de leur proposer un service complémentaire. Pour notre exemple, supposons que nous disposons du code de référence de l’article à rechercher : « ART456 ».

A priori, on peut passer en revue chaque facture pour retrouver les clients pour qui l’article en question a été facturé au moins une fois. Cependant, outre le volume de recherche qui peut être important, il est aussi probable que les coordonnées des clients qui se trouvent sur les factures ne soient plus à jour. Il sera donc nécessaire de retrouver la fiche de contact de chaque client concerné pour s’assurer de disposer de ses dernières coordonnées à jour. Pour cela, il sera utile de croiser les informations des factures sélectionnées avec celles des fiches de contact de chaque client.

Vous pouvez bien sûr obtenir ces renseignements à l’aide de l’outil Rapports. Ce n’est pas difficile. Cependant, pour chaque facture, il vous faudra quand même pointer chaque client un par un. Si vous devez répéter ces opérations pour plusieurs références, ce travail peut devenir assez long et contraignant.

Mais, avec BeDesk Express 21, il suffira d’utiliser un script qui ressemble à ceci:

Ce script ne compte qu’une trentaine de lignes seulement (en comptant les commentaires qui commencent par le caractère « # »). Pourtant, il retrouve toutes les factures qui se rapportent à une vente de l’article recherché (ici « ART456 »), récupère la fiche de contact du client concerné et ajoute le document ainsi que la fiche de contact dans les favoris de l’application BeDesk Express.

Pas besoin donc de répertorier les clients, ce petit script le fait pour vous. Vous retrouvez ainsi les clients et les documents dans les favoris de votre application. Pour y accéder, il suffit de cliquer sur l’icône « Favoris » qui se trouve sur l’écran d’accueil de BeDesk Express. La page de « Favoris » de votre application pourrait alors ressembler à ceci:

Bien entendu, les liens vers les fiches de contacts et les documents resteront dans les « Favoris » jusqu’à ce que vous les en retirez. Vous pouvez donc y revenir plus tard. Vous les retrouverez facilement et y accéderez immédiatement. Mieux même, si vous utilisez BeDesk Express en mode réseau, vos collaborateurs peuvent y accéder également et éventuellement reprendre la main car les « Favoris » sont partagés. Par exemple, si vous avez un collaborateur pour chaque pays, le premier pourrait tout à fait s’occuper du premier contact français et un autre prendre en charge le contact en Belgique. Ce faisant, vous aurez non seulement gagné du temps en ce qui concerne les opérations de recherche et de classement proprement dites, mais également facilité la distribution des tâches au sein votre équipe. Tout cela à l’aide d’outils très efficaces et faciles à utiliser.

Étendre les possibilités à l’aide d’un outil unique!

Dans cet exemple, nous ne voyons qu’une fraction infime des possibilités offertes par cette amélioration. Il sera aussi possible d’ajouter des fonctionnalités personnalisées au logiciel, comme par exemple, des modules d’importations et d’exportations de données conçus sur mesures. Il s’agit là d’un outil absolument unique et exclusif!

Bien entendu, la documentation du langage de programmation intégré au logiciel suivra la publication de la mise à jour du programme. Elle pourra même être adaptée et évoluer en fonction des retours que vous pourrez transmettre via le support technique. Ce dernier se tiendra également à votre disposition pour créer vos scripts sur mesures. Vous aurez le choix entre créer vous-même vos propres scripts ou les faire développer par notre propre équipe.

Le développement de la version 21 de BeDesk Express progresse très bien. Cette nouvelle version du logiciel sera disponible très bientôt et comportera une amélioration notoire de l’outil « Rapports ». En effet, celui-ci permettra d’exporter le contenu de n’importe quel rapport directement dans le format XLS de Microsoft Excel. Les fichiers ainsi obtenus pourront être facilement ouverts dans Excel, bien entendu, mais aussi dans n’importe quel logiciel de feuille de calculs compatible avec le format de Microsoft.

Le gros avantage du format de fichier XLS est qu’il préserve le type et le format des données. Par exemple, une date est traitée comme une date et non pas comme une chaîne de caractères. Idem pour les montants. Avec le format CSV/TXT, il peut y avoir des problèmes lors de l’importation des données du fait de la confusion qu’il peut y avoir entre le point ou la virgule décimale (format des nombres en fonction de la langue et du pays). Dorénavant, ce problème n’existera plus avec la prise en charge du format XLS.