Application de facturation en ligne Simpluse

L’avenir se fera avec Simpluse

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L’arrivée de la facturation électronique obligatoire va changer énormément de choses. Mais l’application Simpluse sera prête pour vous aider à franchir le pas.

Qu’est-ce qui va changer ?

En bref, vous devrez disposer de nouveaux outils pour gérer votre activité commerciale tout en répondant aux nouvelles exigences de l’administration. Tout manquement vous empêchera de produire des factures conformes et, par conséquent, d’être payé.

En effet, contrairement à une facture papier ou PDF, une facture électronique est un fichier structuré qui doit contenir des informations rigoureusement exactes et conformes aux normes et formats prédéfinis par l’administration. La moindre erreur entraîne un rejet. Par conséquent, pour être prise en compte, une facture électronique doit être parfaitement conforme. Sans quoi, elle ne peut pas être payée non plus.

Simpluse répond aux nouvelles exigences

Pour répondre à ces nouvelles exigences, Simpluse vous assiste tout au long de votre utilisation. Cela signifie notamment que l’application contrôle chaque saisie de données pour enregistrer des informations correctes et dans le bon format. Cette rigueur élimine la plupart des erreurs qui se produisent pendant la saisie.

L’application sélectionne automatiquement les choix et les options envisageables au moment où vous introduisez une nouvelle information. Pour cela, Simpluse tient compte du contexte de votre activité. Par exemple, lorsque vous ajoutez un article dans une facture, vous ne pouvez choisir qu’un des modes TVA applicables dans le contexte du document. En bref, l’application considère vos statuts, ceux de votre client et la nature des articles facturés. Vous évitez ainsi les erreurs de choix de TVA sur vos factures.

Simpluse vous aide aussi à saisir toutes les références obligatoires. Il peut s’agir de l’adresse de livraison, des références du bon de commande, du contrat ou encore du numéro d’engagement. Chaque information est placée non seulement sur la version PDF du document, mais aussi dans sa version électronique.

Simpluse est conforme à la norme européenne EN 16931

Simpluse produit des factures électroniques conformes à la norme EN 16931. Il s’agit de la norme standard de l’Union Européenne. Elle est, par conséquent, la référence idéale quelque soit votre pays et le réseau de distribution que vous utilisez. Vous pouvez utiliser cette norme aussi bien sur le réseau PEPPOL que sur Chorus Pro. C’est aussi la norme des factures conformes sur MyGuichet.lu.

Simpluse est donc largement compatible et convient tout-à-fait aux besoins des entreprises belge, luxembourgeoises et françaises.

Dans un avenir proche, l’application produira aussi des factures électroniques dans les formats XML/CII et Factur-X. Tous deux sont conformes à la norme FR CII D16B EN 16931 Invoice en vigueur sur Chorus Pro.

En route vers une solution complète et à jour!

Etant donné l’avancement du développement de Simpluse, il apparaît logique d’étendre les fonctionnalités de l’application pour en faire une gestion commerciale complète.

Ainsi, même si cela n’était pas prévu au départ, Simpluse disposera aussi d’une gestion de stock. Ces fonctions supplémentaires lui permettrons de remplacer progressivement BeDesk Express, là où l’usage de l’ancien logiciel se justifie encore.

Notre objectif est donc de vous proposer une solution complète et à jour. Une solution qui répond à toutes les exigences et qui pourra ainsi vous accompagner pendant de nombreuses années.

Le monde de la facturation est en train de changer en profondeur. Les méthodes changent et les anciens modèles font place à des nouveaux, plus rigoureux et plus efficaces.

Nous ne manquerons pas de vous accompagner durant toute cette période de transition. Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter via le service commercial de votre logiciel ou application BEDESK. Nous répondrons et vous aiderons avec plaisir.

Planning par pays

A titre indicatif, voici un bref récapitulatif des dates prévues pour l’entrée en vigueur de l’obligation d’émettre des factures électroniques. Le classement par pays tient compte des dates déjà établies et de celles qui sont toujours à confirmer. Toutefois, à ce stade, il n’y a aucun doute. Toutes les entreprises devront finalement émettre des factures électroniques. Il s’agit de la mise en application d’une directive européenne.

Nous faisons donc en sorte que Simpluse soit prêt à temps pour chaque étape.

Belgique

  • Transactions avec le secteur public et gouvernemental (B2G) :
    • Obligatoire à partir de 3000€ dès le 01/11/2023.
  • Transactions inter-entreprises (B2B) :
    • Progressivement entre juillet 2024 et juillet 2025 (proposition relative à la réforme fiscale du pays).
  • Plus d’infos

Luxembourg

  • Transactions avec le secteur public et gouvernemental (B2G) :
    • Obligatoire depuis le 18/03/2023.
  • Transactions inter-entreprises (B2B) :
    • Actuellement, recommandé sur base volontaire.
  • Plus d’infos

France

  • Transactions avec le secteur public et gouvernemental (B2G) :
    • Obligatoire depuis janvier 2020.
  • Transactions inter-entreprises (B2B) :
    • Progressivement entre juillet 2024 et janvier 2026.
  • Plus d’infos
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En route vers la facture électronique

On parle de plus en plus de la facture électronique. Elle est déjà obligatoire dans le secteur public et est largement utilisée par les grandes entreprises.

En France, elle sera même obligatoire pour toutes les entreprises d’ici 2026. L’ordonnance n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 fixe un calendrier progressif de déploiement de la facturation électronique pour les transactions entre entreprises.

Ce calendrier prévoit les premières obligations d’ici le 1ier juillet 2024. Au départ, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques. Cependant, dans un premier temps, seules les grandes entreprises seront obligées d’émettre des factures électroniques. Ensuite, en janvier 2025, cette obligation s’étendra aux entreprises de taille « intermédiaire ». Enfin, en 2026, cela concernera toutes les entreprises du pays.

Cela concerne, directement ou indirectement, toutes les entreprises dans l’Union Européenne

Ce changement ne concerne pas seulement la France. Tous les pays européens encouragent aussi les entreprises à passer à la facturation électronique. En Belgique, les entreprises qui sont en relation avec le service public et le gouvernement doivent déjà émettre des factures électroniques depuis novembre 2022. Pour ce qui est du Luxembourg, l’obligation commence en mars 2023.

Union Européenne

Il faut se rendre à l’évidence. La facturation électronique interentreprises figure parmi les principaux objectifs de l’Union Européenne. Il ne s’agit pas d’une volonté nationale de quelques pays en particulier. Cela implique des changements importants pour toutes les entreprises dans l’Union Européenne. Et pour cause, cette disposition a aussi pour but d’assurer un meilleur contrôle de la TVA.

De plus, lorsqu’une entreprise voit un de ces clients importants passer à la facturation électronique, elle est obligée de suivre le mouvement. En effet, dès qu’une autorité ou une grande entreprise passe à la facturation électronique, elle n’accepte plus les factures papiers. Il faut donc être capable d’émettre des factures électroniques pour poursuivre les relations commerciales avec ces clients. Le choix des institutions et des grandes entreprises impactent forcément les plus petites. Par conséquent, à termes, toutes les entreprises seront concernées, directement ou indirectement, par la facturation électronique.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Pour bien comprendre ce qu’est une facture électronique, rappelons tout d’abord ce qu’elle n’est pas.

Une facture électronique n’est pas une facture enregistrée, imprimée ou scannée sous la forme d’un fichier PDF. Même si la législation de certains pays permet de considérer qu’un fichier PDF, transmis par voie électronique, pourrait-être une facture. Un tel fichier, même s’il est transmis par e-mail, ne constitue pas une vraie facture électronique.

Une facture électronique n’est pas non plus une facture que l’on paie en ligne ou via un autre moyen électronique. Ce n’est donc pas non plus un code QR.

En réalité, une facture électronique est un message numérique lisible uniquement par des machines. Ce message est échangé entre plusieurs ordinateurs connectés sur un réseau dédié, un peu comme un virement sur une plateforme bancaire. Une facture électronique n’a donc pas de forme physique sur le papier. Elle se réduit à un paquet de données transmis, traité et archivé par une plateforme dédiée, comme un virement peut l’être sur une plateforme bancaire.

De quoi aurez-vous besoin?

Vous aurez besoin de deux choses importantes :

  1. Une plateforme pour envoyer et recevoir des factures électroniques, celles que vous envoyez à vos clients et celles que vous recevez de vos fournisseurs.
  2. Un logiciel de facturation capable de produire ce type de factures 100% numériques à l’attention de vos clients.

Bien sûr, même si vous passez à la facturation électronique, vous devrez toujours produire des devis et des factures sous format papier ou PDF pour vos clients particuliers.

Comment BEDESK va t-il vous aider?

Votre solution BEDESK sera donc capable pour produire les deux sortes de factures : Le format électronique pour répondre aux obligations légales, et le format PDF pour vos clients particuliers.

En termes d’accessibilité, sachez qu’il est possible d’intégrer une représentation PDF du document dans une facture électronique. Vos clients professionnels disposeront donc toujours d’un aperçu des documents qui correspond à l’identité commerciale de votre entreprise. Cependant, le traitement de vos factures sera 100% automatisé. Beaucoup de plateformes de factures électroniques sont aussi connectées à votre banque. Il suffit donc de valider la facture d’un fournisseur pour la payer sans passer par votre application bancaire.

Lorsque vous validerez une facture avec votre solution BEDESK, vous aurez la possibilité de produire un fichier PDF ou une facture électronique. Si vous choisissez de produire une facture électronique, celle-ci contiendra aussi la représentation PDF du document. Dans le cas d’une facture électronique, il ne vous restera plus qu’à la déposer sur la plateforme de votre choix. Et c’est cette plateforme qui en assurera l’acheminement jusqu’à votre client.

Bien sûr, chaque plateforme de transmission supporte un certain nombre de formats de factures électroniques qui répondent à des normes très précises. Il faut donc vous assurer que votre logiciel de facturation puisse produire des factures électroniques dans au moins un des formats supportés. Sinon, vous ne saurez pas les déposer facilement, voir même pas du tout.

Nous avons choisi la norme UBL EN-16931 pour une compatibilité maximum

Comme nous l’avons déjà dit plus haut, le choix de la norme utilisée pour produire vos factures électroniques est très important. Il existe en effet de nombreux formats concurrents. Mais, au fil du temps, un format s’est démarqué et son usage s’est largement généralisé. Il s’agit du format XML UBL 2.1 conforme à ma norme EN-16931.

UBL EN16931 facture électronique

Cette norme est largement compatible avec la plupart des plateformes de factures électroniques, y compris Chorus Pro. On l’utilise aussi sur le réseau PEPPOL. Enfin, plusieurs logiciels de comptabilité majeurs sont capables d’importer les factures électroniques qui répondent à cette norme.

Ainsi, en choisissant le format XML UBL 2.1 EN-16931, nous rendons votre solution BEDESK compatible avec le plus grand nombre de plateformes de factures électroniques et de logiciels comptables.

Concrètement, que va t-il se passer en 2023?

Au cours de l’année 2023, votre solution BEDESK sera adaptée en conséquence. Elle intègrera tout ce qu’il faut pour que vous soyez prêt à temps pour le passage de votre entreprise à la facturation électronique.

Bien entendu, le parcours sera différent en fonction du logiciel ou de l’application que vous utilisez. Voyons comment cela va se passer pour l’application de facturation en ligne Simpluse et le logiciel de gestion commerciale BeDesk Express.

Simpluse

Pour ce qui est de l’application Simpluse, elle produit déjà des factures électroniques au format UBL.BE. Ce format répond à la norme EN-16931. Il est aussi compatible avec les logiciels de comptabilité les plus utilisés. Cela facilite l’importation des factures de vente dans la comptabilité en évitant les ressaisies. Le format UBL.BE comprend notamment des codes d’identification spécifiques pour la ventilation automatique des modes TVA belges.

Application de facturation en ligne Simpluse

Il suffira donc d’ajouter la variante PEPPOL. De cette manière, Simpluse sera non seulement compatible avec le réseau PEPPOL, mais aussi avec la très grande majorité des plateformes de facture électronique. Cela inclut notamment la plateforme Chorus pro.

Simpluse répertorie déjà la plupart des informations nécessaires pour l’adressage des factures électroniques sur le réseau PEPPOL et sur la plateforme française Chorus pro.

A ce niveau, on peut dire que Simpluse est en avance sur BeDesk Express.

BeDesk Express

Pour ce qui est de BeDesk Express, il y a plus de travail. La conception du logiciel BeDesk Express est plus ancienne. Il y a donc plus adaptations à faire.

BeDesk Express 23.0, logiciel de gestion commerciale

Les mises à jour successives de la version 23 serviront d’étapes intermédiaires pour passer à la facture électronique au cours de l’année. Il sera donc particulièrement important de bien appliquer chaque mise à jour pour assurer la maintenance du logiciel et le bon déroulement de la transition.

Le but est de réduire au mieux les interventions de l’utilisateur. De cette façon, si vous utilisez BeDesk Express, vous ne devriez pas avoir trop de nouvelles informations à ajouter. La migration devrait se passer en douceur et assez facilement.

De toutes façons, quoi qu’il arrive, n’hésitez pas à contacter le support technique du logiciel pour en savoir plus ou pour recevoir de l’aide.

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Application de facturation en ligne Simpluse

Application de facturation Simpluse est disponible en version 1.1

Nous sommes heureux de vous signaler que notre application de facturation en ligne Simpluse est disponible en version 1.1 depuis quelques jours.

Cette nouvelle version apporte de nombreuses améliorations et corrections importantes.

Nouveau profil de l’application pour les entreprises françaises

Parmi les améliorations, l’une des plus conséquentes est certainement l’ouverture de l’application de facturation à la France. Si vous avez une entreprise française, vous pouvez à présent ouvrir un compte gratuit et commencer immédiatement à établir vos premiers devis et factures. L’application est parfaitement à la norme et respecte les exigences légales de votre pays.

Lorsque vous complétez un formulaire ou saisissez les informations de vos clients, vous constatez que l’application vous aide en sélectionnant automatiquement les renseignements qui correspondent à vos besoins ou à la situation de votre client.

Ainsi, le numéro SIRENE des clients français est pris en charge quelque soit votre pays. Lorsque votre client réside en France, Simpluse vous propose automatiquement le champ SIRENE. Vous pouvez par conséquent indiquer cette information.

Nouveau tableau de bord

Découvrez votre nouveau tableau de bord Simpluse v1.1.

Outre les principaux icones déjà connus, vous trouverez un nouvel icone intitulé « Actions suggérées ». Au travers de cette nouvelle fonctionnalité, Simpluse v1.1 vous aide à mieux gérer votre activité et encore mieux profiter de votre application de facturation. Il suffit de vous laisser guider. C’est très facile!

Le nouveau tableau de bord est aussi équipé de nouveaux outils très pratiques et intuitifs. On peut mentionner, par exemple, le suivi des documents. Celui-ci apparaît comme un diagramme de flux. En un clin d’œil, vous accédez ainsi à vos documents en retard, ou encore à ceux qu’il faut distribuer à vos clients. Il n’est plus nécessaire de les rechercher. Ils sont directement à votre disposition.

Le nouveau tableau de bord de Simpluse v1.1 vous propose aussi de nombreux indicateurs. Ceux-ci vous donnent toutes les informations clés de votre activité en temps réels.

Et plus encore…

N’hésitez pas à découvrir ces améliorations gratuitement et sans engagement. Pour l’instant, lorsque vous créez un nouveau compte, vous bénéficier d’un essai gratuit sans engagement de 3 mois!

Cet essai vous permet de tester toutes les fonctionnalités de l’application. Si vous ne souhaitez pas continuer votre essai, il suffit de ne plus utiliser l’application. Votre essai se terminera alors sans suite. Bien sûr, si vous souhaitez continuer d’utiliser l’application, il vous suffira de choisir l’une des offres proposées.

Simpluse est adaptée aussi bien pour un usage intensif que modéré. Vous pouvez choisir la formule qui vous convient en fonction de votre usage.

Pour découvrir Simpluse v1.1, créez votre compte gratuit sur https://simpluse.app/create-account et commencez immédiatement à produire vos premiers devis et factures en toute simplicité.

Si vous voulez en savoir plus sur le déroulé de la création d’un compte gratuit jusqu’à la saisie de votre premier document, suivez le guide sur le site web de l’application.

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BeDesk Express 22.2

BeDesk Express 22.2

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Nous sommes très heureux de vous annoncer que la mise à jour 22.2 de BeDesk Express est disponible depuis ce mardi 7 juin 2022. Cette nouvelle version du logiciel comporte de nombreux correctifs et ajoute quelques améliorations significatives.

OpenJDK 11.0.15, Abstrasy 2.0.255 et Compatibilité Apple M1

Au niveau des correctifs, signalons que le logiciel utilise à présent la version 11.0.15.1 de l’OpenJDK. Cela signifie que le nouveau paquet comporte pas moins de 156 correctifs qui découlent directement de cette mise à niveau. Ajoutons à cela le passage à la révision 255 de l’interpréteur de scripts Abstrasy 2.0. Cela signifie que vous bénéficiez aussi de correctifs importants à ce niveau.

La nouvelle version du logiciel pour mac contient un nouveau lanceur universel. Ce dernier détecte automatiquement quelle architecture de processeur équipe votre mac et démarre la version optimisée du logiciel qui y correspond. Cela signifie que le logiciel s’exécute dorénavant en mode natif sur M1, et non plus via l’émulateur Rosetta.

Des améliorations, encore des améliorations …

Autre amélioration à signaler : L’ajout d’un nouveau script de maintenance qui apure automatiquement les anciens documents pour lesquels un suivi n’est plus nécessaire. Cette amélioration est particulièrement intéressante pour ceux qui n’enregistrent jamais les paiements reçus. Au bout de quelques années, le nombre de documents à suivre augmente sans jamais diminuer. Avec cette amélioration, vous pourrez purger votre liste de documents en retard.

Au niveau programmation du logiciel, il y a aussi de grosses améliorations. En effet, à partir de cette nouvelle mise à jour, il est possible de créer des rapports graphiques. En d’autres termes, des rapports qui contiennent des images (JPEG ou PNG) et des « canvas ». Un « canvas » est un escpace dans lequel on peut tracer des lignes, des courbes et toutes sortes de formes géométriques. Il est dès lors tout à fait possible d’agrémenter un rapport avec un graphique ou tout autre objet graphique approprié.

En ce qui concerne l’incorporation d’images dans les rapports, cela pourrait permettre, par exemple, de créer un document ad-hoc à une facture ou à un devis contenant les photos des articles proposés. Le langage de script embarqué avec BeDesk Express est assez puissant pour extraire les images aussi bien du disque de votre ordinateur, d’un dossier partagé, aussi bien que d’une bibliothèque d’images en ligne (via des requêtes HTTP).

Il est important de noter à ce sujet que BeDesk Express est probablement le seul logiciel de facturation et de gestion commerciale à proposer ce genre de fonctionnalités. Sur votre demande, nous pouvons d’ailleurs vous proposer des Service-Packs entièrement personnalisés pour améliorer votre activité.

N’hésitez donc pas à profiter de cette nouvelle mise à jour.

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Application de facturation en ligne Simpluse

En 2022, toutes nos ventes en ligne seront facturées avec Simpluse

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Comme vous le savez, depuis le début de l’année, Simpluse, notre nouvelle application de facturation en ligne est disponible pour les entreprises belges. Elle sera aussi déployée prochainement pour le Luxembourg, la Suisse et la France.

Ainsi, depuis le début de ce mois, nous avons beaucoup travaillé à l’amélioration de l’application en situation réelle. Bien sûr, ce travail d’amélioration constitue une activité perpétuelle. L’application ne sera, en principe, jamais « finie », il y aura toujours quelques chose à améliorer.

Bien que très jeune, Simpluse s’avère cependant très stable. Aussi, même si quelques petits soucis mineures ont été signalés, ceux-ci ont été corrigés immédiatement. En effet, il n’y a pas de délai d’attente pour profiter des mises à jours avec Simpluse. Nous travaillons tous les jours sur l’application. Les corrections et les améliorations sont publiées au fur et à mesure, tout au long de la journée, et cela sans nécessiter d’arrêt ni de redémarrage. C’est totalement transparent pour les utilisateurs.

A ce stade, il était aussi temps pour nous de réévaluer nos procédures de facturation. Simpluse offre de nombreux avantages pour les entreprises comme la nôtre. Aussi, nous sommes heureux de vous annoncer qu’à partir de 2022, nous facturons vos achats sur nos différentes plateformes à l’aide de Simpluse.

En effet, Simpluse est parfaitement adapté dans notre cas. Chaque plateforme constituant un département distinct. Chacun traite avec ses propres clients et produits son propre facturier. Simpluse permet d’harmoniser et d’unifier tout cela en une seule solution globale et cohérente. De plus, Simpluse réduit considérablement la complexité de tout ce qui concerne la facturation et le passage en comptabilité. Par conséquent, nous constatons aussi une réduction des coûts. Aussi, même si Simpluse est une toute jeune application, nous l’avons adopté pour notre propre usage.

Si vous souhaitez en savoir plus sur Simpluse, n’hésitez pas à visiter le site web de l’application : Simpluse.com. Ou, mieux encore, profitez d’un essai gratuit et sans engagement sur Simpluse.app/create-account.

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BEDESK EXPRESS 22.0

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La version 22.0 de BeDesk Express est disponible depuis le 31 décembre 2021. La mise à jour a été, en effet, publiée en même temps que la nouvelle application Simpluse. Du coup, la nouvelle version de BeDesk Express passe un peu inaperçue. Pourtant, sans compter ses nombreux correctifs, elle apporte quelques améliorations intéressantes.

On peut, par exemple, mentionner de nouvelles classes d’objets accessibles via l’environnement de programmation intégré. Parmi eux figurent notamment « HttpRequest » et « HttpResponse ». En d’autres termes, il est possible maintenant de programmer BeDesk Express 22.0 (via un script autonome ou un Service-Pack) pour qu’il effectue des requêtes HTTP ou HTTPS dans le but, par exemple, de récupérer des ressources sur une plateforme en ligne. Bien sûr, tout l’intérêt est que ce type de requête est totalement personnalisable et fonctionne dans les deux sens. BeDesk Express peut également envoyer des données en utilisant la commande « POST » du protocole HTTP. Si vous souhaitez en savoir d’avantages à propos de la programmation de votre logiciel BeDesk Express, n’hésitez pas à contacter le support technique à ce sujet. Si vous avez un projet ou souhaitez en savoir plus à propos du développement sur mesures, vous serez mis en relation avec un développeur.

Autre changement à signaler, le remplacement des intitulés qui font référence au MOSS (le mini-guichet européen unique) par le OSS (le guichet européen unique). Pour rappel, le OSS est applicable, entre autres, aux assujettis qui fournissent des services de télécommunication ou des services électroniques à des personnes non assujetties à la TVA dans l’Union européenne. Il s’agit donc d’une mise à jour légale, bien que, dans le principe, les fonctionnalités liées au OSS sont tout-à-fait identiques à celles du MOSS. Il était toutefois nécessaire de mettre à jour le logiciel pour respecter les normes en vigueur.

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Application de facturation en ligne Simpluse

Simpluse enfin disponible

Simpluse, notre nouvelle application de facturation en ligne, est enfin disponible!

Elle est, pour le moment, disponible que pour les entreprises de Belgique uniquement. Mais, elle sera ouverte pour d’autres pays très prochainement. Nous avons déjà prévu sa disponibilité pour le Luxembourg, la France et la Suisse. Nous suivons un planning qui dépend en grande partie des réglementations de chaque pays. De plus, cette ouverture progressive permet d’augmenter progressivement la capacité de la plateforme et d’éviter certains soucis techniques habituels lors du lancement de nouvelles applications.

Ainsi, si votre entreprise est située en Belgique, n’hésitez pas, rendez-vous directement sur l’application à adresse https://simpluse.app. Vous pourrez y créer votre compte client gratuit et commencer immédiatement votre utilisation.

Simpluse est, à ce jour, la toute première application de facturation en ligne à proposer le paiement à l’utilisation et non pas par abonnement classique.

Nous avons adopté ce changement alors que le développement l’application était déjà commencé. La crise du coronavirus a changer la réalité de nombreuses entreprises et nous avons vraiment voulu en tenir compte. Simpluse propose donc nouvelle formule plus équitable et adaptée à la situation de nombreuses entreprise aujourd’hui. Vous payez par rapport à votre utilisation de la plateforme, tout simplement. Et lorsque votre activité est suspendue, vous économisez vos ressources pour en disposer au moment de la reprise.

Pour en savoir plus à ce sujet, nous vous invitons à consulter le site web de l’application: https://www.simpluse.com.

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